ワンクリック申請プラグインkintoneで「保存したのに申請されていない」を防ぐ方法申請ボタンの押し忘れ対策
kintoneで申請内容を入力して保存したあと、「申請する」ボタンを押し忘れていませんか。保存と同時に申請まで進め、途中の場合は下書きとして保存することで、申請漏れを防ぐ方法を紹介します。
入力して保存したのに、「申請前」のまま残っていませんか？
kintoneで経費申請や各種申請を行っていると、こんなことはないでしょうか。
申請内容を入力する。
内容を確認して［保存］を押す。
これで申請が終わったと思って画面を閉じる。
ところが後になって確認すると、ステータスはまだ「申請前」のまま。
本人は申請したつもりなのに、承認者には申請が届いていません。
問題なのは、申請を忘れている本人が「もう処理した」と思っていることです。
kintoneでは「保存」と「申請」は別の操作
kintoneのプロセス管理では、レコードを保存すると最初のステータスが設定され、そこから次のステータスへ進むためのアクションボタンが表示されます。
たとえば、
申請前 → 申請中 → 承認済
という流れなら、
- 申請内容を入力する
- レコードを保存する
- ［申請する］を実行する
- ステータスが「申請中」になる
という流れです。
つまり、レコードを保存しただけでは「申請する」アクションまでは実行されません。
この仕組み自体は、入力内容を一度保存してから申請したい場合には便利です。
一方で、普段ほとんどのレコードを「入力したらそのまま申請する」運用では、
保存したあとに、もう一度［申請する］を押す
という操作が、押し忘れの原因になることがあります。
解決方法：保存したら、そのまま申請まで進める
多助太郎の「ワンクリック申請プラグイン」を使うと、レコードの保存と同時に、設定したプロセス管理のアクションを実行できます。
通常の［保存］を押すだけで、
レコード保存 → 申請 → ステータスを「申請中」へ更新
までをまとめて行えます。
保存したあとに詳細画面で［申請する］を押す必要がありません。
画像のように、普段は［保存］でそのまま申請まで進め、まだ申請したくない場合だけ［下書き保存］を使う形にできます。
途中まで入力したいときは［下書き保存］が使えます
保存と同時に申請されると、
「まだ入力途中なのに申請されない？」
と心配になるかもしれません。
そのため、ワンクリック申請プラグインでは、通常の保存とは別に下書き用のボタンを表示できます。
使い分けはシンプルです。
| 操作 | 結果 |
|---|---|
| 保存 | レコードを保存して、そのまま申請 |
| 下書き保存 | レコードだけ保存して、申請しない |
普段は［保存］。
まだ確認したい内容がある場合だけ［下書き保存］。
この運用なら、毎回「今回は申請するか」を意識する必要もありません。
**完成しているものは保存すれば申請される。
完成していないものだけ［下書き保存］にする。**
という分かりやすい操作にできます。
「保存したつもり」と「申請したつもり」を分けなくてよくなる
申請漏れが起きる原因は、利用者がkintoneの操作を理解していないからとは限りません。
入力が終わって［保存］を押すと、利用者の感覚としては、
「この申請は終わった」
となりやすいものです。
ところが実際の業務フローでは、そのあとに［申請する］が残っています。
そこで、
通常の保存＝次工程へ進む
という操作に合わせてしまえば、「保存したが申請していない」という状態そのものを減らせます。
利用者に「保存したあと、忘れずに申請してください」と注意してもらうのではなく、普段の操作で申請漏れが起きにくい仕組みにする考え方です。
初回申請以外の「次工程への進め忘れ」にも使えます
この仕組みは、経費申請の最初の［申請する］だけに限りません。
ワンクリック申請プラグインでは、承認フロー途中のステータスにも、保存時に実行するアクションを設定できます。
たとえば、
- 入力完了 → 確認待ち
- 見積作成済み → 承認待ち
- 回答作成済み → 上長確認
- 作業完了 → 検査待ち
といった業務でも利用できます。
内容を更新したあと、別途「次へ進める」ボタンを押しているのであれば、その操作も保存とまとめられる可能性があります。
申請ボタンの押し忘れを、注意ではなく仕組みで減らしませんか？
kintoneのプロセス管理では、レコードの保存と、次のステータスへ進めるアクションは別の操作です。
この仕組みが必要な業務もあります。
一方で、
入力が終わったら毎回そのまま申請する
という業務なら、保存後にもう一度［申請する］を押すことが、申請漏れの原因になっているかもしれません。
ワンクリック申請プラグインなら、
**通常は［保存］で申請まで完了。
途中の場合だけ［下書き保存］。**
というシンプルな操作に変えられます。
「保存したのに申請されていなかった」という状態が発生している場合は、申請する人への注意だけでなく、操作そのものを見直してみてください。
よくある質問（6件）
kintone標準機能だけで、保存と同時に申請できますか？
標準のプロセス管理では、保存と「申請する」は別の操作です。保存しただけでは申請アクションは実行されません。
kintoneで保存と同時に申請できるプラグインはありますか？
はい。多助太郎の「ワンクリック申請プラグイン」では、保存と同時にプロセス管理のアクションを実行できます。保存したあとに「申請する」を押し忘れる心配が減ります。
途中まで入力した内容は、申請せずに保存できますか？
できます。多助太郎の「ワンクリック申請プラグイン」では、通常の保存とは別に下書き保存ボタンを置けます。下書き保存はレコードだけ保存し、申請しません。
通常の保存と下書き保存の違いは？
通常の保存では、設定したアクションまで実行されます。下書き保存はレコードだけ保存し、申請しません。
承認フローの途中のステータスでも使えますか？
使えます。ワンクリック申請プラグインでは、申請だけでなく、承認フロー途中のステータスにも、保存時に実行するアクションを設定できます。
経費申請や各種申請にも使えますか？
使えます。経費申請をはじめ、入力が終わったら毎回そのまま申請する業務に向いています。