kintoneの承認を一覧画面から行う方法詳細画面を1件ずつ開く手間をなくす

kintoneの「承認待ち」が溜まっていませんか？

kintoneでプロセス管理を使っていると、一覧に「承認待ち」のレコードが何件も並ぶ日があります。

1件ずつ内容をじっくり確認する必要があるなら、詳細画面を開くこと自体は問題ありません。一方で、一覧に表示された申請者・金額・申請日などを見れば判断できるものまで、

詳細を開く → 承認する → 一覧へ戻る

を繰り返していないでしょうか。

1件だけなら気にならない操作です。ただ、これが10件、20件と続くと、承認する内容よりも画面を行き来する操作のほうが負担になってきます。

一覧で判断できる申請まで、詳細画面を開く必要はある？

経費申請を例にします。承認する立場で、毎日こんな一覧を見ているとします。

この一覧を見た時点で、山田・佐藤・鈴木の3件は問題なし、高橋の1件だけ内容を確認したい、と判断できていることがあります。

それでもkintoneの標準機能では、問題のない3件についても

• 山田のレコードを開く → 承認する → 一覧へ戻る
• 佐藤のレコードを開く → 承認する → 一覧へ戻る
• 鈴木のレコードを開く → 承認する → 一覧へ戻る

という往復が必要です。承認そのものは一瞬で終わっているのに、その前後の画面移動で時間がかかっている状態です。

解決方法：一覧からそのまま「承認」「差し戻し」できます

多助太郎の「一覧表ステータス更新プラグイン」は、kintoneの一覧画面に、プロセス管理のアクションをボタンとして表示します。

一覧に並んだ行の［承認する］［差し戻す］といったボタンを押すだけで、そのレコードのステータスが更新されます。詳細画面を開いて戻る必要はありません。

表示されるのは、その行の現在のステータスから実行できるアクションだけです。ステータスの異なるレコードが同じ一覧に並んでいても、行ごとに押せるボタンが変わります。

導入後は、一覧のボタンを押すだけでステータスが変わります

先ほどの経費申請の一覧は、次の操作に変わります。

1. 承認待ちの一覧を開く
2. 山田・佐藤・鈴木の行の［承認する］を順に押す
3. 高橋の1件だけ詳細画面を開いて、内容を確認してから承認する

一覧のボタンを押すと、その場でステータスが更新され、一覧の表示も更新されます。「承認待ち」で絞り込んだ一覧なら、処理した行は一覧から外れていきます。

確認が必要なレコードだけ詳細画面を開く

大事なのは、すべてを一覧で処理することではありません。

• 一覧に出ている情報で判断できるもの: 一覧のボタンで処理する
• 金額が大きい、内容を確認したいもの: これまでどおり詳細画面を開く

一覧に表示する項目を、判断に必要なものだけ並べておけば、この使い分けがしやすくなります。承認の基準を下げるのではなく、判断できているものに操作を合わせる形です。

承認する人にだけボタンが表示されます

ボタンは、そのレコードを処理できる人に表示されます。プロセス管理で実行できる人を決めているアクションは、作業者になっていない人の画面には表示されないため、自分が承認する立場ではないレコードで誤って押してしまうことがありません。

また、一覧に表示するアクションは、アプリの管理者が選べます。一覧から実行してよいアクションだけを表示できるので、運用ルールから外れた遷移を一覧に出さずに済みます。

一括承認との違い：まとめて処理せず、1件ずつ確認して更新します

このプラグインは、複数のレコードを選択してまとめて一括承認するものではありません。一覧で1件ずつ内容を見ながら、その行のボタンでステータスを更新します。

これは、次のような運用に合う仕組みです。

• 全部まとめて承認してしまうのは怖い
• でも、1件ずつ詳細画面を開くのは面倒

承認の判断は1件ずつ行い、そのための画面移動だけをなくす、という考え方です。

なお、次のステータスで作業者を指名する必要があるアクションは、ボタンを押すとそのレコードの詳細画面が開きます。誰に渡すかを決める必要があるものは、詳細画面で選んでから進める形になります。

承認以外のステータス更新にも使えます

同じ困りごとは、申請承認だけで起きるものではありません。プロセス管理で状態を進める業務は、どれも「詳細を開く → ステータスを変える → 一覧へ戻る」の繰り返しになります。

• 未対応 → 対応中 → 完了
• 未着手 → 作業中 → 完了
• 受付 → 確認済み → 処理済み

例えば、次のような使い方ができます。

• 問い合わせ一覧で、対応が終わったものを「対応済み」にする
• 作業指示の一覧で、終わった作業を「完了」にする
• 確認依頼の一覧で、内容を確認したものを「確認済み」にする
• 案件一覧で、処理が済んだものを「処理済み」にする

一覧を見ながらその場で状態を進められるので、「あとで更新しよう」と後回しにして、ステータスが実態と合わなくなることも減らせます。

承認のたびに詳細画面を開く運用、見直しませんか？

承認が面倒になる原因は、承認する件数そのものよりも、1件ずつ詳細画面を開いて一覧へ戻る往復操作にあります。

承認は1件ずつ確認したい。でも、1件ずつ詳細画面を開く必要はない。

一覧に必要な情報を並べて、問題のない申請はその場で承認する。確認が必要なものだけ詳細画面を開く。一覧表ステータス更新プラグインなら、いま使っているプロセス管理のまま、この運用に変えられます。

よくある質問（6件）

kintone標準機能だけで、一覧画面から承認できますか？

標準では、承認はレコードの詳細画面から行います。一覧に表示された情報で判断できる申請でも、1件ずつ詳細を開いて戻る操作が必要です。

kintoneの承認を一覧画面からできるプラグインはありますか？

はい。多助太郎の「一覧表ステータス更新プラグイン」では、一覧の各行にプロセス管理のアクションボタンを表示できます。詳細画面を1件ずつ開かずに承認できます。

複数レコードをまとめて一括承認できますか？

このプラグインは一括承認ではありません。一覧で1件ずつ内容を見ながら、その行のボタンでステータスを更新します。

今のプロセス管理を変えずに使えますか？

使えます。多助太郎の「一覧表ステータス更新プラグイン」は、いま設定しているプロセス管理のアクションを、一覧上のボタンとして表示します。

差し戻しも一覧からできますか？

できます。承認だけでなく、差し戻しなど、いま設定しているプロセス管理のアクションを一覧上のボタンとして表示できます。

経費申請や確認依頼にも使えますか？

使えます。経費申請の承認、確認依頼の「確認済み」、案件の「処理済み」など、一覧を見ながら状態を進める業務に向いています。