変更履歴管理プラグインkintoneの変更を見逃さない方法通知と変更履歴で確認漏れを防ぐ
kintoneでレコードが変更されたことは通知できても、何が変わったのか、確認済みかまでは分かりにくいことがあります。標準通知と変更履歴を組み合わせ、変更内容の確認から確認済みの管理まで行う方法を紹介します。
受注管理や見積管理をkintoneで行っていると、数量が変わっていた、単価が修正されていた、納期が更新されていた、という変更に後から気づくことがあります。
営業は更新したつもりでも、経理や管理者がその変更を見落としてしまうと、請求や社内確認に影響が出ることがあります。
そこで、通知で変更に気づき、変更履歴で内容を確認し、確認チェックまで管理する方法を紹介します。
通知と変更履歴プラグインを組み合わせると、変更を見逃しにくくなる
変更を見逃さないためには、次の3つを組み合わせます。
- 通知：変更があったことに気づく
- 変更履歴：何がどう変わったか確認する
- 確認チェック：その変更を確認したか管理する
kintoneの通知機能では、更新されたことまで分かる
kintoneには、レコードが編集されたことを知らせる通知機能があります。アプリの設定の「アプリの条件通知」で「レコード編集」を指定すると、指定したユーザーや組織に通知が届きます。通知には「レコードが更新されました。」という文言と、レコードタイトルが表示されます。
この通知で、誰かがレコードを更新したことには気づけます。ただし、更新通知は来ても、何が変わったのか、その変更を確認したかまでは分かりません。
変更履歴管理プラグインでは、何が変わったかをテーブルで確認できる
足りない部分を補うのが、多助太郎の変更履歴管理プラグインです。指定した項目の変更を、レコード内のテーブルで管理できます。
この2つを組み合わせると、変更の見逃しや確認漏れを防ぎやすくなります。
上の画像のように、
- 営業が受注レコードを更新する
- kintone標準通知で変更に気づく
- 変更履歴テーブルで内容を確認する
- 経理が確認チェックを入れる
という流れにしておくと、通知で気づき、履歴で確認し、確認済みまで管理することができます。
変更履歴テーブルに確認チェックボックスを置くと便利
今回の使い方で大きなポイントになるのが、変更履歴テーブルに確認用のチェックボックスを追加することです。
たとえば「経理確認」というチェックボックスを用意しておくと、変更が発生したあと、経理がその内容を確認し、確認が終わった履歴だけチェックを入れる、という運用ができます。
これにより、変更履歴は単なるログではなく、変更後の確認業務を管理するテーブルとして使えるようになります。
この画像のように、変更履歴テーブルにチェック項目を追加することで、確認状況の管理まで可能にし、確認漏れを防ぐことができます。
受注・見積・案件など、変更の確認が必要な業務で使いやすい
この方法は、変更されたら別の人にも確認してほしい業務と相性が良いです。
受注なら数量・単価・納期の変更を経理が確認する、見積なら金額や値引きを上長が確認する、商品マスタなら単価や条件の変更を管理者が後から見る、案件なら予定金額や確度の変更をチームで確認する、といった使い方ができます。
まとめ
kintoneで変更を見逃さないためには、通知だけで終わらせないことが大切です。
- 通知：標準の更新通知で、レコードが更新されたことを見逃しにくくなる
- 変更履歴：テーブルを見るだけで、誰が・いつ・何を・どう変えたかが分かる
- 確認チェック：未確認の変更が残っていないか把握しやすくなる
「変更内容」と「確認状況」を同じレコードで管理できるため、後から見返しやすくなります。
この運用は、kintone標準の更新通知と、多助太郎の変更履歴管理プラグインの組み合わせで作りやすくなります。
変更の確認漏れで困っている方は、変更履歴管理プラグインを使ってみませんか？
よくある質問（7件）
kintoneの更新通知だけで、何が変わったか分かりますか？
標準の更新通知では、レコードが更新されたことまでは分かります。何がどう変わったか、確認済みかは分かりません。内容確認には変更履歴管理プラグインを組み合わせます。
kintoneの変更内容を履歴で確認できるプラグインはありますか？
はい。多助太郎の「変更履歴管理プラグイン」では、指定した項目の変更をレコード内のテーブルで確認できます。標準の更新通知と組み合わせると、気づきから確認済みまで管理できます。
標準の更新通知と変更履歴の違いは？
更新通知は、レコードが更新されたことまで分かります。変更履歴は、何がどう変わったかをテーブルで確認できます。
変更内容の確認漏れを防ぐ運用もできますか？
はい。kintoneの通知で更新に気づき、変更履歴管理プラグインで変更内容を確認し、確認用のチェック項目を使うことで、未確認の変更を把握しやすくできます。
履歴テーブルに確認チェックを置けますか？
置けます。経理確認などのチェック項目を追加すれば、未確認の変更が残っていないかを把握できます。
CSV読み込みやAPIによる更新も変更履歴に記録できますか？
いいえ。多助太郎の「変更履歴管理プラグイン」は、kintoneの画面上からレコードを編集・保存した際の変更を記録する仕組みです。CSV読み込みやREST APIなど、画面操作以外による更新には対応していません。
受注や見積の数量・納期変更の確認に使えますか？
使えます。数量・単価・納期など、指定した項目の変更を履歴に残し、経理や上長が確認する運用に向いています。